Workflow-Automatisierung für Schweizer KMU

Was Workflow-Automatisierung leistet

Bei der Workflow-Automatisierung werden wiederkehrende Aufgaben nach festgelegten Regeln oder mit KI-Unterstützung bearbeitet. Das kann ein einfacher Regelablauf sein, etwa das Weiterleiten eines Eingangs, oder ein mehrstufiger Workflow mit Prüfung, Datenübernahme, Freigabe und Rückmeldung. Ziel ist ein nachvollziehbarer Ablauf, der zu Ihren Prozessen und Zuständigkeiten passt. Dabei bleiben Zuständigkeiten, Ausnahmen und Freigaben sichtbar.

Im Mittelpunkt steht die Prozessautomatisierung in Ihrem KMU: Zuerst wird betrachtet, wo Informationen entstehen, welche Entscheidungen regelmässig anfallen und an welchen Übergaben unnötige Handarbeit entsteht. Danach wird eine konkrete Automatisierung umgesetzt. Eine allgemeine KI-Strategie oder eine umfassende Digitalisierungsberatung ist dafür nicht erforderlich. Entscheidend ist der einzelne Prozess, der für Ihre Mitarbeitenden verlässlich funktionieren soll.

Anwendungsbeispiele für Schweizer KMU

Im Treuhand können Belege strukturiert erfasst, für Abschlüsse vorbereitet und in ein Reporting überführt werden. In Immobilienbetrieben lassen sich Mieteranfragen vorsortieren und Aufgaben der Bewirtschaftung an die zuständigen Stellen weitergeben. Die Automatisierung folgt dabei Ihren Regeln und kann bestehende ERP- oder CRM-Systeme einbeziehen. So werden Informationen dort verarbeitet, wo sie bereits gebraucht werden.

Im Gesundheitsbereich kommen Abläufe rund um Termine, Dokumentation und Patientenkommunikation infrage. Anwaltskanzleien können Dokumente analysieren, Fristen aus Vorgängen ableiten und Rechercheschritte vorbereiten. Wenn Gespräche mit Mitarbeitenden oder Kunden sinnvoll sind, können KI-Agenten und Chatbots Aufgaben erledigen, Daten analysieren und auf Deutsch helfen. Der konkrete Umfang richtet sich nach Ihren Daten, Rollen und Freigaben.

Von der Analyse zum produktiven Workflow

Am Anfang der Beratung zur Automatisierung steht die Analyse Ihrer Prozesse. 360digital prüft Abläufe und IT-Sicherheit, priorisiert Vorhaben nach Wirkung und Aufwand und klärt Datenschutzfragen vorab. So entsteht ein begrenzter, prüfbarer Arbeitsumfang statt einer losgelösten Technologiedemonstration. Hinweise zur Einordnung finden Sie im Ratgeber zur Prozessautomatisierung mit KI.

Die Umsetzung erfolgt iterativ: Der Workflow wird gebaut, mit Ihren Systemen verbunden und anhand realer Aufgaben geprüft. Möglich sind Anbindungen an ERP, CRM, API-Schnittstellen und proprietäre Plattformen. Nach der Abnahme folgen Härtung, Monitoring, Schulung sowie die laufende Optimierung und Reaktion bei Vorfällen, wenn ein entsprechender Betrieb vereinbart ist. Änderungen können so kontrolliert nachvollzogen und mit den betroffenen Rollen abgestimmt werden.

Sicherheit, Hosting und Kosten

Automatisierte Prozesse verarbeiten häufig sensible Geschäfts- oder Personendaten. Deshalb können Schweizer Infrastruktur, Zugriffskontrollen, Monitoring und eine vorgängige Sicherheitsprüfung Teil des Vorhabens sein. 360digital bietet Swiss-Hosted KI-Modelle auf Schweizer Infrastruktur, ohne US-Cloud und ohne Training mit Kundendaten. Mehr zum Thema lesen Sie unter Swiss-Hosted KI. Welche Schutzmassnahmen erforderlich sind, hängt vom Prozess und den verarbeiteten Daten ab.

Für den Einstieg kostet der Kickoff-Workshop beziehungsweise Starter ab CHF 2'900 exkl. MwSt. Er umfasst eine Prozess- oder Security-Analyse, eine Automatisierung oder ein Security Audit sowie einen Prototyp in zwei Wochen. Eine Projekt-Implementierung startet als Professional ab CHF 9'900 exkl. MwSt. Der definitive Preis wird nach dem kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch festgelegt. Die Preise für Workflow-Automatisierung zeigen die Ankerpreise und Pakete. 360digital arbeitet mit Festpreisen statt Stundensätzen.

So läuft das Projekt ab

Häufige Fragen